التكامل بين التخطيط الاستراتيجى والتشغيلى
التخطيط الاستراتيجى يكون عادة فوق مستوى إدارة أ اما التخطيط التشغيلى فيكون عادة على مستوى الإدارة ومادونها ، وقد تكون جزء من دراسة جدوى أو لمشروع وقد يتعلق ايضا بالجوانب المالية .
خطوات التخطيط التشغيلى:
*الخطوه الأولى:تحليل swot .
هى طريقه فى التخطيط من إصدار جامعة هارفارد فى منتصف القرن العشرين.1942
-هى فعاله فى التخطيط التشغيلى وغير فعاله فى التخطيط الإستراتيجى.
-هى إختصار لإربع كلمات:
-نقاط القوه s=strengths
-نقاط الضعف w=weaknesses
-الفرص المتاحه o=opportunities
-المخاطر المتوقعه t=threats
الفرق بين نقاط القوه والفرص
-نقطة القوه:هى موجوده فعلاَ فى أرض الواقع ونتحكم فيها.
-الفرص:شئ غير موجود يمكن إيجاده بشئ من الجهد خلال مدة الخطه.
الفرق بين المخاطر ونقاط الضعف
-المخاطر:أمر سلبى غير موجود يمكن تحققه خلال مدة الخطه.
-نقاط الضعف:موجوده فعلا.
*الخطوات:
1-يجتمع فريق التخطيط ويقوم بتحديد من 3-10 نقاط قوه تتميز بها المنظمه.
مثال: (فريق متماسك-قائد متميز-سمعه جيده-منتج ممتاز).
2-تحديد 3-10 نقاط ضعف موجوده فى المنظمه.
مثال : الميزانيه غير كافيه-كفاءة الموظفين ليست بالدرجه المطلوبه-أساليب العمل ليس فيها إبداع).
3-تحديد 1-3 فرص محتمل حدوثها خلال مدة الخطه.
مثال : فتح فرع فى مدينه جديده-عمل تحالفات جديده) بشرط قابله للتحقيق خلال سنه.
4-تحديد 1-3 مخاطر يمكن أن تحدث خلال مدة الخطه.
مثال (نقص الميزانيه- ترك المتميزين للعمل - وجود منافس قوى فى السوق).
*الخطوه الثانيه: تحديد الأهداف goals
-تعريف الهدف: هو بيان بالنتيجه المطلوب تحقيقها ضمن مقياس كمى وموعد محدد.
-تحديد الأهداف:
1-كل نقطة قوه:يتم تنميتها والحفاظ عليها "هدف".
مثال :الحفاظ على تماسك الفريق-الحفاظ على القائد المتميز-
2-كل نقطة ضعف –يتم تقويتها وتجنبها "هدف".
مثال(تنمية قدرات الموظفين-)
3-كل فرصه إستغلالها أو تحقيقها هدف.
مثال(فتح فرع جديد فى مدينه جديده).
4-كل خطر متوقع منعه او تجنب حدوثه "هدف"
مثال (تدريب بديل للرئيس المتميز تجنبا لغيابه).
*الخطوه الثالثه: صياغة الأهداف بطريقة smart -طريقة smart هى وسيله لصياغة الأهداف بطريقه ذكيه
وسيله لصياغة الأهداف بطريقه ذكيه
1-محدد s=specific
مثال على هدف غير محدد (تهدف المنظمه إلى تحسين قدرات الموظفين)
مثال على هدف محدد (تهدف المنظمه إلى تحسين قدرات الموظفين فى الكمبيوتر).
2-قابل للقياس m=mesaurable
القانون الذهبى للإداره يقول:
If you can not measur it.you can not manage it
أى انه :أى أمر غير قابل للقياس فهو غير قابل للإداره.
مثال:هدف غير قابل للقياس (تدريب الموظفين على إستعمال الكمبيوتر).
ملحوظه:ليس كل هدف محدد قابل للقياس.
مثال على هدف قابل للقياستدريب 100 موظف على 5 دورات اساسيه فى الكمبيوتر).
3-متفق عليه a=agreed
-أى ان الهدف يجب أن يتفق عليه المخطط(قيادة المنظمه مثلا) مع المنفذ(إدارة التدريب مثلاً) وإلا فيجب تعديل الهدف ليكون بإمكان المنفذ تحقيقه.
مثال (تدريب 70 موظف على 4 دورات كمبيوتر).
4-قابل للتحقيق r=realistic
هناك معياران للهدف الجيد القابل للتحقيق(صعب-ممكن).
5-محدد بوقت t=timed
ملحوظه: إذا كان الهدف خلال مدة الخطه سوف نتركه مفتوح.
فى النهايه :يصبح هدفنا
-(تدريب 70 موظف على 4 دورات أساسيه فى الكمبيوتر خلال 6 أشهر).
-*الخطوه الرابعه: تحديد الوسائل لكل هدف:
1-التعريف:هى مجموعة الإجراءات والأنشطه التى تؤدى إلى تحقيق الهدف.
مثال:
-مخاطبة الوزير المسئول(إجراء) -إقامة حفل تعارف(نشاط)
ملحوظه:
الهدف بالنسبه للمنفذ (هدف) وبالنسبه للمخطط (وسيله).
قانون عام :الوسائل تكتب بطريقة Smart وكذلك ألأهداف.
3-كيف يتم الحصول على الوسائل:
أ-التجارب السابقه ب-وسائل المنافسين ج-الكتب والمراجع العلميه
د-السفر لزيارة منظمات كبيره مماثله ه-الإبداع (وسائل جديده لم يعملها أحد من قبل)
ملحوظه: عند النظر لوسائل المنافسين يتم التعديل عليها وبالتالى يصبح لديك براءة إختراع إذا قمت بالتعديل عليها بنسبة 15 %.
4-لكل هدف خصص صفحه وبالتالى سيكون لديك 8-26 صفحه على النموذج فى الخطوه التاليه:
5-صفحه لكل هدف كالتالى:
الهدف:تدريب 70 موظفا على 4 دورات كمبيوتر خلال 6 شهور.
الوسيله
المنفذ (من؟)
موعد الإنتهاء (متى؟)
التكلفه (كم؟)
1-تحديد السبعين موظف
2-تحديد الدورات المطلوبه
3-تحديد المدربين والتعاقد معهم.
4-تحديد الجدول الزمنى والمكانى.
5-تبليغ المشاركين والمدربين.
*ملاحظات على الجدول:
1-كل هدف له صفحه وجدول مستقل.
2-نرجع إلى مصادر الحصول على الوسائل من أجل زيادة المصادر.
3-لا يقترح موعد البدايه بل يكتفى بموعد الإنتهاء .(وذلك لأن هناك تتابع فى الوسائل).
4-لا يقترح تحديد المكان وإنما يترك للموظفين.
5-قد يكون المنفذ شخص أو قد يكون جهه خارجيه أو إدارة تدريب خارجيه.
6-عمود التكلفه ليس بالضروره أن يملى بالكامل.
7-لا تحاول كتابة تفاصيل التفاصيل وإنما أتركها للمنفذين.
*الخطوه الخامسه:الجدول الزمنى:
1-يتم عمل صفحه لكل شهر من 12 شهر.
2-انقل من جميع صفحات الأهداف "الوسائل التى تاريخ تنفيذها فى هذا الشهر .
الجدول الزمنى (شهر مارس)
الوسيله
المنفذ
كم؟
تم
1-تحديد المدربين والتعاقد معهم
2-تحديد الجدول الزمنى والمكانى
ملحوظه:
-عدد الوسائل لكل شهر غير محدد.
-يفضل أن يكون هناك تنسيق بين الجداول حتى لا يكون هناك أشهر مزدحمه وأشهر لا يوجد بها أعمال.
-فى خانة "تم"ضع علامة (صح) إذا تم العمل كأسلوب رقابه.
*الخطوه السادسه: جدول الأعمال:
-وسيله لمتابعة الأعمال للأفراد.
-يتم عمل جدول أعمال خاصه بكل شخص أو جهه .
جدول أعمال الشخص أو جدول أعمال التدريب
الوسيله
متى؟
كم؟
تم
ملاحظات:
-قم بعملية التنسيق "لا تجعل الضغط كله على شخص دون غيره أو جهه دون غيرها.
-فى كل منظمه 70% من الأعمال يقوم بها 20% من الموظفين.
*جاك ويلش:رئيس شركة جنرال إليكتريك قام بعمل كتاب وأسماه "الفوز win " يقول فيه.
أنتم كمدراء قسم موظفيك 3 أنواع.
20% المنتجين والمبدعين والمبادرين وقم بإعطاءهم ترقيه.
70% عاديين"كثف التدريب عليهم ولا تكافئهم مكافئات غير عاديه.
10%تفصلهم كل سنه.
ملاحظات:
-لا تشعر بألم عند فصل أحد الموظفين.
-عند إعتماد الجدول وزعه لكل شخص معنى أو جهه وكذلك للمسئولين عنهم.
-راجع فى الإجتماعات "الفرديه والجماعيه" الأعمال التى تمت وستعرف بسهوله من يقوم بعمله بإتقان.
-ضع كل الخطه التشغيليه فى ملف واكتف فقط بالجدول الزمنى وجدول الأعمال فلو نفذتهما ستكون حققت كل الأهداف.
-استعن بالتوكل والدعاء قبل وأثناء وبعد كل خطوه.
*المتابعه:
-متابعة الجدول الزمنى ما تم وما هو قادم.
-المتابعه للجهات والأفراد.
-توزيع الأعمال على الجهات والأفراد وتوزيع الأموال.
التعديل:
تعديل الخطه الإستراتيجيه
تعديل الخطه التشغيليه
-مراجعه سريعه كل سنه
-مراجعة التنفيذ كل شهر
-مراجعه شامله كل 5 سنوات
-نبدأ فى التخطيط للسنه القادمه فى بداية السنه الحاليه.
*مشاكل التخطيط :
1-تقتل الإبداع.
2-كيف ستخطط والعلم يتغير من حولك بهذه السرعه.
3-هل يمكن التخطيط فى ظل قيادات متغيره.
4-القرار فى أى خطه هو قرار من بيده المال .money talk
وأخيراً
التخطيط ليس أداه سحريه ولكنها وسيله تنفيذيه تعين الناجح ولا تنجح الفاشل.
2-قابل للقياس m=mesaurable
القانون الذهبى للإداره يقول:
If you can not measur it.you can not manage it
أى انه :أى أمر غير قابل للقياس فهو غير قابل للإداره.
مثال:هدف غير قابل للقياس (تدريب الموظفين على إستعمال الكمبيوتر).
ملحوظه:ليس كل هدف محدد قابل للقياس.
مثال على هدف قابل للقياستدريب 100 موظف على 5 دورات اساسيه فى الكمبيوتر).
3-متفق عليه a=agreed
-أى ان الهدف يجب أن يتفق عليه المخطط(قيادة المنظمه مثلا) مع المنفذ(إدارة التدريب مثلاً) وإلا فيجب تعديل الهدف ليكون بإمكان المنفذ تحقيقه.
مثال (تدريب 70 موظف على 4 دورات كمبيوتر).
4-قابل للتحقيق r=realistic
هناك معياران للهدف الجيد القابل للتحقيق(صعب-ممكن).
5-محدد بوقت t=timed
ملحوظه: إذا كان الهدف خلال مدة الخطه سوف نتركه مفتوح.
فى النهايه :يصبح هدفنا
-(تدريب 70 موظف على 4 دورات أساسيه فى الكمبيوتر خلال 6 أشهر).
-*الخطوه الرابعه: تحديد الوسائل لكل هدف:
1-التعريف:هى مجموعة الإجراءات والأنشطه التى تؤدى إلى تحقيق الهدف.
مثال:
-مخاطبة الوزير المسئول(إجراء) -إقامة حفل تعارف(نشاط)
ملحوظه:
الهدف بالنسبه للمنفذ (هدف) وبالنسبه للمخطط (وسيله).
قانون عام :الوسائل تكتب بطريقة Smart وكذلك ألأهداف.
3-كيف يتم الحصول على الوسائل:
أ-التجارب السابقه ب-وسائل المنافسين ج-الكتب والمراجع العلميه
د-السفر لزيارة منظمات كبيره مماثله ه-الإبداع (وسائل جديده لم يعملها أحد من قبل)
ملحوظه: عند النظر لوسائل المنافسين يتم التعديل عليها وبالتالى يصبح لديك براءة إختراع إذا قمت بالتعديل عليها بنسبة 15 %.
4-لكل هدف خصص صفحه وبالتالى سيكون لديك 8-26 صفحه على النموذج فى الخطوه التاليه:
5-صفحه لكل هدف كالتالى:
الهدف:تدريب 70 موظفا على 4 دورات كمبيوتر خلال 6 شهور.
الوسيله
المنفذ (من؟)
موعد الإنتهاء (متى؟)
التكلفه (كم؟)
1-تحديد السبعين موظف
2-تحديد الدورات المطلوبه
3-تحديد المدربين والتعاقد معهم.
4-تحديد الجدول الزمنى والمكانى.
5-تبليغ المشاركين والمدربين.
*ملاحظات على الجدول:
1-كل هدف له صفحه وجدول مستقل.
2-نرجع إلى مصادر الحصول على الوسائل من أجل زيادة المصادر.
3-لا يقترح موعد البدايه بل يكتفى بموعد الإنتهاء .(وذلك لأن هناك تتابع فى الوسائل).
4-لا يقترح تحديد المكان وإنما يترك للموظفين.
5-قد يكون المنفذ شخص أو قد يكون جهه خارجيه أو إدارة تدريب خارجيه.
6-عمود التكلفه ليس بالضروره أن يملى بالكامل.
7-لا تحاول كتابة تفاصيل التفاصيل وإنما أتركها للمنفذين.
*الخطوه الخامسه:الجدول الزمنى:
1-يتم عمل صفحه لكل شهر من 12 شهر.
2-انقل من جميع صفحات الأهداف "الوسائل التى تاريخ تنفيذها فى هذا الشهر .
الجدول الزمنى (شهر مارس)
الوسيله
المنفذ
كم؟
تم
1-تحديد المدربين والتعاقد معهم
2-تحديد الجدول الزمنى والمكانى
ملحوظه:
-عدد الوسائل لكل شهر غير محدد.
-يفضل أن يكون هناك تنسيق بين الجداول حتى لا يكون هناك أشهر مزدحمه وأشهر لا يوجد بها أعمال.
-فى خانة "تم"ضع علامة (صح) إذا تم العمل كأسلوب رقابه.
*الخطوه السادسه: جدول الأعمال:
-وسيله لمتابعة الأعمال للأفراد.
-يتم عمل جدول أعمال خاصه بكل شخص أو جهه .
جدول أعمال الشخص أو جدول أعمال التدريب
الوسيله
متى؟
كم؟
تم
ملاحظات:
-قم بعملية التنسيق "لا تجعل الضغط كله على شخص دون غيره أو جهه دون غيرها.
-فى كل منظمه 70% من الأعمال يقوم بها 20% من الموظفين.
*جاك ويلش:رئيس شركة جنرال إليكتريك قام بعمل كتاب وأسماه "الفوز win " يقول فيه.
أنتم كمدراء قسم موظفيك 3 أنواع.
20% المنتجين والمبدعين والمبادرين وقم بإعطاءهم ترقيه.
70% عاديين"كثف التدريب عليهم ولا تكافئهم مكافئات غير عاديه.
10%تفصلهم كل سنه.
ملاحظات:
-لا تشعر بألم عند فصل أحد الموظفين.
-عند إعتماد الجدول وزعه لكل شخص معنى أو جهه وكذلك للمسئولين عنهم.
-راجع فى الإجتماعات "الفرديه والجماعيه" الأعمال التى تمت وستعرف بسهوله من يقوم بعمله بإتقان.
-ضع كل الخطه التشغيليه فى ملف واكتف فقط بالجدول الزمنى وجدول الأعمال فلو نفذتهما ستكون حققت كل الأهداف.
-استعن بالتوكل والدعاء قبل وأثناء وبعد كل خطوه.
*المتابعه:
-متابعة الجدول الزمنى ما تم وما هو قادم.
-المتابعه للجهات والأفراد.
-توزيع الأعمال على الجهات والأفراد وتوزيع الأموال.
التعديل:
تعديل الخطه الإستراتيجيه
تعديل الخطه التشغيليه
-مراجعه سريعه كل سنه
-مراجعة التنفيذ كل شهر
-مراجعه شامله كل 5 سنوات
-نبدأ فى التخطيط للسنه القادمه فى بداية السنه الحاليه.
*مشاكل التخطيط :
1-تقتل الإبداع.
2-كيف ستخطط والعلم يتغير من حولك بهذه السرعه.
3-هل يمكن التخطيط فى ظل قيادات متغيره.
4-القرار فى أى خطه هو قرار من بيده المال .money talk
وأخيراً
التخطيط ليس أداه سحريه ولكنها وسيله تنفيذيه تعين الناجح ولا تنجح الفاشل.
للمزيد:
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق